一、电话礼仪

接听电话要有礼貌，使用文明语言。清楚了解对方的姓名、单位和电话中需要沟通的事，并做好通话记录。在回答对方的提问和要求时要耐心细致。因本单位与政府、科研院所机构联系紧密，对于单位涉密的信息（未公开发布、执行的信息），婉言推辞，可先让对方留下联系电话，请示单位相关负责人，确认如何告知对方准确信息。本单位领导行程和联系方式原则不对外，若对方要求问，可留清除对方信息，挂掉电话，通过请示领导，再做应对。

1、接听电话用语注意事项：

⑴首先问候“您好”；

⑵说明自己的单位；

⑶问清楚对方单位和姓名；

⑷问清楚对方有什么事；

⑸如果对方要找的是办公室其他同事，先客气的说“请稍等，我看一下他在不在”，经该同事确认后，再转接电话。同事不便接电话的，客气回绝“对不起，xx没在，有什么事您说一下，我帮您转告，或留下您的联系方式，回头让xx给您电话”；

⑹在电话记录本上做好来电号码、所在单位、个人姓名、来电事项的通话记录。

2、拨打电话用语注意事项：

⑴首先问候“您好”；

⑵说明自己的身份和单位；

⑶确认对方身份，询问对方的单位和姓名；

⑷如果是要找的人，直接说明打电话的目的，说清楚事项的性质、轻重；

⑸如果不是要找的人，问清楚对方的姓名，让其转告或问清楚何时再打电话能找到要找的人，说好再次打电话的时间并留下自己的联系方式；

⑹按时再次打电话。

二、传真礼仪

1、发传真：⑴先给对方打电话；⑵说明给谁发传真和传真主要内容；⑶确认传真号码和接收人后，发出传真；⑷发送传真后，再次打电话，确认对方是否收到了；⑸回访，询问对方是否看了传真，有何回复。

2、收传真：⑴接听电话，问清除对方的单位和姓名，联系电话，传真的内容，传真的接收人是谁；⑵确认后再给信号，接收传真；⑶做好接收传真的记录，及时把接收的传真整理提交；⑷酌情回拨电话，说明传真已收到。

三、电子邮件（E—mail）收发礼仪

及时收集、分类、整理邮件，充分共享信息，为领导决策提供参考信息。

1、接收电子邮件（E—mail）：⑴每天查看自己分管的工作邮箱，对工作相关的信息、内容，及时下载文件报办公室、秘书长。邮件信息必须当天处理报送，并在周末以报表形式上报办公室，秘书长各一份。⑵需要回复的邮件，经请示后，及时回复。对于一般性的回复内容经办公室主任审核确认后再发出。对于外部联系重大事宜，由办公室主任报秘书长审核确认后回复。⑶工作邮箱的邮件和收发记录不得随意删除。对于日查、周查、月查无遗漏工作信息的，根据邮箱容量，可按季度删除。删除工作邮件信息前，需请示相关负责人，避免误删工作信息。

2、发送电子邮件（E—mail）：⑴先给对方打电话，说明E—mail 给谁发和邮件的主要内容，确认E—mail 地址，让对方注意查收；⑵给对方发E—mail ；⑶发出邮件后再次打电话，确认对方收到没有，查看了没有。

四、拜访礼仪

1、计划内的拜访：提前给拜访对象打电话（可提前一天沟通，确定对方的时间），预约好时间和地点，按时前往；

2、突发性的拜访：及时打电话，说明大约几点到，怎么去，并及时出发，按时赴约。在告诉对方到达时间时，应充分考虑交通、路况问题，避免对方久等。若对方觉得时间不够，可建议对方是否取消拜访计划或更改拜访时间。

五、接待礼仪

1、最好接待地点的准备。

办公室平时应保持优雅、整洁的环境。如有客人预约来访，问清楚来访的时间和人数，提前告知有关部门早做准备。

如果来客较多，或客人规格较高，来访的目的又比较严肃，更应提前做好接待地点的确定和环境准备，并做好接待方案。

2、做好接待材料的准备。

问清楚客人来访的目的，经请示领导，根据双方商定的会谈事宜，或客人的请求，由工作人员提前准备好会谈时所需的文件，该打印的打印，并将细则提前通知相关工作人员知晓。

3、工作人员礼貌接待。

客人到来，由工作人员将客人引见给领导。接待工作人员，有的是服务、礼仪接待，有的是工作需要接待，比如参加会议、介绍情况、参与商讨等。工作人员都应衣着整洁，走动轻盈，仪态大方，待人彬彬有礼。

会谈过程中，无关人员自动退避。负责服务接待的工作人员适时敲门而进，倒茶续水；注意保持现场的安静，不得影响主客双方会谈。服务完毕应轻轻退出。

4、送客。

客人办事已毕要走，一定送别。

对于身份比较高的客人，本单位领导应陪同送其上车并目送，其他办公室先关人员也要随之送行；对于初次来访的客人，应送到楼体或电梯口；对于一般性客人，送至办公室大门即可。

六、行文礼仪

对于工作中提交的报告、计划等工作性文件，要符合公文写作基本要求（具体公文格式参照、学习公文写作要求），提交文件前要认真检查，确认无错别字，打印时注意节约纸张，要求两面打印，不需要以纸质文件提交的，要规范文件名称，文件夹，采取电子方式传送。需要修改的工作文件及时修改，同时要避免与修改前的文件混淆。

七、保密规定

秘书处工作人员要严格遵守单位的保密规定，凡是单位正在起草的还未正式对外发布的建议、规划、方案、论文集、活动计划、工作安排、内部制度以及会内领导、会员单位的联系方式不得向外透露，违者予以严肃处理。视情节轻重给予警告或辞退，恶意泄露单位机密以谋求私利者将追究其法律责任。

八、日常工作应注意的事项

有关工作上的事情无小事，要认真做好每一个细节。在工作中要有创新意识，同时对工作要多听多问多交流，对不清楚的地方要反复问清楚，只听不问等于没听。工作人员要坦诚相待，互相尊重，在工作开展前充分讨论，多问几个为什么，怎么样，是不是这样？执行过程中要按照确定方案有计划、有步骤的推进实施。提高工作理解力、执行力、创造力。